NRP : 5114100079
Kelas : MPPL-D
Nama Sekolah : SMAK Kolese Santo Yusup Malang
Link Sekolah : smakkosayu.sch.id/v3/
Studi Kelayakan Siap PSB Online pada SMAK Kolese Santo Yusup Malang Dengan Menggunakan Metode Kelayakan Teknik, Ekonomi, dan Operasional
Pendahuluan
Setiap tahunnya, SMAK Kolese Santo Yusup Malang menerima banyak jumlah
pendaftar calon siswa yang ingin melanjutkan studinya ke SMAK Kolese Santo Yusup Malang. Calon siswa tersebut tersebar dari Sabang sampai Merauke. Oleh karena itu, SMAK Kolese Santo Yusup Malang melakukan proses Pendaftaran Peserta Didik
Baru (PPDB) secara online. Dalam pelaksanaannya, proses seleksi calon siswa dari SMAK Kolese Santo Yusup Malang harus tetap dilakukan secara offline
Karena banyaknya jumlah pendaftar, terkadang hal tersebut menyulitkan manajemen SMA Negeri 3 Bogor untuk melakukan seleksi secara offline. Berkas calon siswa akan
dilakukan pengecekan satu persatu, penyeleksian berkas yang sudah dicek
tersebut masih dilakukan secara offline. Hal
tersebut memerlukan banyak tenaga dan biaya dari manajemen SMAK Kolese Santo Yusup Malang.
Bahan dan Metode
Konsep dasar sistem
Sistem informasi aplikasi pendidikan PPDB adalah sebuah sistem yang dirancang untuk melakukan otomasi penerimaan peserta didik baru.Studi kelayakan
Suatu studi kelayakan (Feasibility study) adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Studi kelayakan disebut juga dengan istilahHigh point review(Jogiyanto,2008).Faktor Kelayakan Teknik, Ekonomi, dan Operasional
1. Kelayakan Teknis
Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan, jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah, dan tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak (Al fatta, 2007).2. Kelayakan Ekonomi
Aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain adalah kelayakan ekonomi. Tidak dapat disangkal lagi, motivasi pengembangan sistem informasi pada perusahaan atau organisasi adalah motif keuntungan.Dengan demikian aspek untung rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi berhubungan dengan return investmen atau berapa lama biaya investasi dapat kembali (Al fatta, 2007).3. Kelayakan Operasional
Penilaian terhadap kelayakan operasional digunakan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam orgnisasi (Jogianto, 2008).Menilai Faktor Kelayakan Teknik, Ekonomi, dan Operasional
Menilai Kelayakan Teknik
Dalam lembar kerja penilaian faktor kelayakan TELOS (Gunadarma.ac.id,2012), kita perlu memasukan sebuah contoh pertanyaan yang sebaiknya ditanya oleh tiap penguji dan jawaban yang benar akan disediakan. Sebagai contoh kelayakan teknik. Jika sistem yang baru hendak menggunakan teknologi yang stabil dan telah diketahui, penilaianya mungkin 9.5 atau 10. Di sisi lain, mungkin teknologi tersebut baru bagi perusahaan dan pemakainya, atau tidak standar ( baik terhadap perusahaan atau industri ), atau berisikan keluaran pertama dari pemasok atau beberapa pemasok terlibat atau dia menggunakan sistem jaringan kerja yang sangat komplek. Sehingga satu atau kombinasi jawaban "ya" cenderung menurunkan penilaian secara drastis dibawah 10.0 ( antara 6.0 sampai 8 ). Dalam contoh kita tentukan bahwa alternatif rancangan sistem general yang dievaluasi akan memerlukan teknologi yang baru dan standar dalam industri dan telah terbukti kemampuanya bekerja sehingga penilaian 9.0 adalah wajar (dewiar.staff.gunadarma.ac.id,2012)Menilai Kelayakan Ekonomi
Pertanyaan yang harus ditanyakan mengenai kelayakan ekonomi termasuk manajemen puncak untuk mendukung pengembangan proyek system hingga selesai dengan sumber daya yang cukup. Tanpa dukungan manajemen puncak, sangatlah sulit jika mungkin untuk menyelesaikan sistem tersebut meskipun faktor lain sudah baik. Jika manajemen puncak memberikan indikasi bahwa mereka masih mendukung sistem tersebut tapi dana belum disediakan untuk penyelesaianya, penilaian kelayakan ekonomi berkisar antara 5.0 hingga 8.0, tergantung pada situasi dan sejarah dari dukungan manajemen puncak terhadap proyek sistem yang lama. Jika dana yang diperlukan telah diberikan penilaian berkisar antara 9.0 hingga 10.0.Menilai Kelayakan Operasional
Sistem dengan dasar lokal atau group umumnya lebih mudah untuk dioperasikan dari pada sistem yang enterprise wide, karena sistem tersebut lebih kecil dan sederhana dan lebih sedikit orang yang harus dilatih.Tapi bila systementerprise wide adalah sistem standar yang dikenal, maka dapat dinilai Iebih tinggi dari pada sistem dengan dasar group atau lokal yang memerlukan teknik yang unik atau bersifat experimen.Kunci untuk nilai hingga kelayakan operasional adalah tersedianya pengguna yang terlatih dengan baik dan berdedikasi.Pengguna yang seperti itu dapat membantu menghilangkan sebagian akibat negatif yang bisa disebabkan oleh sistem yang unik dan belum terbukti.
Alternatif rancangan sistem kita evaluasi dalam contoh lembar kerja kita adalah sistem dengan dasar group tidak akrab dengan beberapa pengguna. Iagipula beberapa pengguna adalah user baru dan tidak terlatih dengan baik sehubungan dengan kerja mereka. Karenanya, kita menilai kelayakan operasional hanya 7.0
Hasil dan Pembahasan
Kelayakan Teknik
Kebutuhan SIAP online adalah jaringan internet dan komputer yang dapat mengakses internet.Di SMAK Kolese Santo Yusup Malang terdapat jaringan internet yang memadai dengan kecepatan rata-rata 100 KBps, dan juga PC yang berjumlah 5 unit di Ruang Tata usaha dan masing-masing 1 unit di Ruang Kepala sekolah, maupun ruangan wakil kepala sekolah, juga 44 unit PC yang berada di laboratorium Komputer.
Menilai Kelayakan Teknik
Sistem baru dapat digunakan. Karena sistem dapat digunakan maka nilai dapat diberikan 8.9.Kelayakan Ekonomi
Pembangunan sistem baru tentunya membutuhkan investasi ataupun dana yang tidak sedikit, untuk mendapatkan manfaat dimasa yang akan datang. sumber daya dan sumber dana diperlukan dalam pembangunan sistem baru sebagai bentuk investasi.komponen biaya
Biaya yang diperlukan untuk berlangganan terhadap sistem ini sebesar 4.95 juta rupiah termasuk PPN
komponen manfaat
Manfaat yang didapat dari system informasi diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Keuntuugan berwujud (tangible benefit) adalah keuntungan yang berupa penghematan atau peningkatan didalam administrasi yang dapat diukur dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berwujud antara lain :
a. Pengurangan biaya lembur
b. Pengurangan biaya perlengkapan
2. Keutungan tak berwujud (intangible benefit), adalah keuntungan yang sulit atau tidak muugkin diukur dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut antara Iain :
a. Keandalan dan ketersediaan sistem
b. Peningkatan efektifitas pegawai dan akademiknya
Menilai Kelayakan Ekonomi
Karena dana sudah tersedia sehingga nilai dapat diberikan 8.9.Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES meliputi:Performance (kinerja) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan throughput dan response time yang cukup.
Sistem Lama : Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan 1 pekerjaan (1 laporan) membutuhkan waktuyang lama
Sistem Baru : Waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan 1 laporan relative singkat
Information (informasi) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan informasi yang berkualitas bagi pengguna akhir dan manajer.
Sistem Lama : Informasi yang disajikan kadang terlambat dan tidak akurat.
Sistem Baru : Informasi yang dihasilkan dapat tepat waktu dan lebih akurat.
Economy (ekonomi) untuk mengetahui apakah siystem menawarkan tingkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan.
Sistem Lama : Biaya yang dikeluarkan tinggi akibat sering terjadinya kesalahan dalam mencetak laporan.
Sistem Baru : Biaya yang dikeluarkan relative lebih rendah karena tidak perlu mencetak laporan
Control (pengendalian) untuk mengetahui apakah system menawarkan kontrol (pengendalian) untuk mengatasi kecurangan-kecurangan dan untuk menjamin keakuratan dan keamanan data.
Sistem Lama : File-file pendaftaran siswa dapat hilang.
Sistem Baru : File-file pendaftaran diamankan oleh sistem.
Efficiency (efisiensi) untuk mengetahui apakah sistem menggunakan secara maksimum sumber yang tersedia termasuk orang, waktu aliran form, meminimalkan penundaan proses.
Sistem Lama : Banyak menghabiskan waktu karena data yang terselip membutuhkan waktu untuk mencarinya
Sistem Baru : Lebih hemat waktu karena data tidak mungkin terselip
Services (pelayanan) untuk mengetahui apakah system menyediakan layanan yang diinginkan dan handal pada siapa saja yang menginginkannya, dan apakah system fleksibel dan dapat dikembangkan.
Sistem Lama : Sistem lambat dalam proses pengolahan data.
Sistem Baru : Proses pengolahan data lebih cepat.
Menilai Kelayakan Operasional
Karena sistem mudah dioperasikan oleh user. Nilainya menjadi 9.Nilai Akhir Faktor Kelayakan Teknik, Ekonomi, dan Operasional
Jumlah dari semua faktor kelayakan = 26.8.Total score = 26.8/3 = 8.93, berarti perancangan pengembangan sistem informasi yang dievaluasi adalah SANGAT LAYAK(A).
Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan
Berdasarkan tujuan dri analisis Studi Kelayakan sistem informasi akademik berbasis web pada Poltekes Kemenkes Riau, maka dapat diambil kesimpulan :1. Hasil dari analisis studi kelayakan TEO SIAP pada SMAK Kolese Santo Yusup Malang, pengembangan sistem layak untuk dilakukan ataupun dikembangkan.
2. Rekomendasi untuk SMAK Kolese Santo Yusup Malang kedepannya adalah proses SIAP sudah bisa digunakan dalam proses akademiknya.
Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas maka terdapat saran, yaitu sebagai berikut1. Analisa studi kelayakan sistem yang dilakukan untuk selanjutnya bukan saja analisa studi kelayakan TEO saja tetapi juga melakukan analisis PDM (strategic factor) dan MURRE (design factor).
Daftar Pustaka
fajarbaskoro.blogspot.co.id/2017/03/mppl17-06-kelayakan-proyek.html?m=1
fajarbaskoro.blogspot.co.id/2017/04/mppl-08-evaluasi-tengah-semester.html?m=1
smakkosayu.sch.id/v3/
